一、申办因公电子护照和赴港澳通行证必须由专办员办理
如因特殊情况专办员不能前往，委托本单位人员代行办理的，须出具加盖单位或外事处室公章的介绍信和本人身份证明。专办员应为代办人员准备好申办护照的相关材料，如因此出现的问题仍由专办员负责。
二、一般出国（境）人员申办电子护照和赴港澳通行证所需材料：
（一）出国赴港澳任务批件或出国赴港澳任务确认件；
（二）因公临时出国人员备案表或因公临时赴港澳人员备案表；
（三）身份证或户口本的复印件（查验出访人员长期身份证或户口本，留存复印件）；
（四）通过公安部出入境检测平台检测合格的近期照片；
（五）下列出国（境）团组申办照（证）时，还需另外提供相应批件和证明：
1.我省人员参加中央、国务院各部门或外省、市、区组团出访，必须提供中央、国务院各部门外事司或省、市、区政府外事办公室出具的“出国、赴港澳任务批件”和“出国、赴港澳任务通知书”复印件。
2.中央、国务院各部门或外省、市、区人员随我省组团出访，必须有其所在中央、国务院各部门外事司或省、市、区政府外事办公室出具的“出国任务确认件”和出访人员的有效护照。
3.出国（境）培训团组，必须提供国家外国专家局出具的出国（境）任务审批或审核件。
4.根据有关规定要求，提供相应的材料。
（六）打印的《因公电子护照申请表》或《因公赴港澳通行证申请卡》
（七）打印的《申请出国签证事项表》
三、申请人数码照片和签名的处理
电子护照对申请人照片要求严格，须经中华人民共和国出入境证件数字相片检测平台检测通过方能制照。
申请人可到208室（电话：0311-87807353）采集面像,也可以将申请人的数码照片发到指定的电子邮箱：hebeiphoto@163.com，由专业人员对照片进行处理并制做符合要求的电子数码照片。
专办员持《因公电子护照申请表》到生物信息采集室（208室）处理个人签名和检测相片，把《因公电子护照面部图像处理系统标准照片回执》上的数字编号填写在《因公电子护照申请表》上“数字照片编号”栏内。
四、护照和通行证的申办及领取
1．专办员在办照（证）所需材料齐全后，交省外办护照室，经审查合格后，开具“护照受理通知单”。
2．制照（证）时间一般为3个工作日，如需加急由组团单位文字说明原因，经批准视情在当日或次日制作。
3．专办员凭“护照受理通知单”，到省外事服务中心办理签证手续。前往港澳的团组和不需办理签证的团组，凭“护照受理通知单”3个工作日后领取护照或通行证（出境证明）。
五、有效证照的检查
（一）因公护照
翻开资料页，检查姓名（含汉语拼音）、性别、出生日期、出生地点、个人签名、相片是否正确，是否过塑胶膜。
（二）赴港澳通行证
1.翻开最后一页，检查姓名（含汉语拼音）、性别、出生日
期、出生地、相片是否正确，是否过塑胶片。
2.第一面，是否有授权人签名，并盖签发地章以及“国务院
港澳办公室因公往来港澳通行证专用章”。
3.检查签注页上姓名是否正确，赴港澳访问签注天数是否
批准天数一致，是否有授权人签名，左下角是否盖有“国务院港澳办公室因公往来港澳通行证专用章”。
4．赴港工作签注，还要检查其工作签注号是否正确，备注
页是否盖蓝色备注章及“国务院港澳办公室因公往来港澳通行证专用章”。
（三）出境证明
第一出访国为免签证、落地签证国家、电子签证国家（澳大利亚等），必须办理出境证明。同一团组因部分团员持外交护照或公务护照出访而免办签证，团组在办完签证后，一定切记到护照室为免签证人员开具出境证明，否则，这些人员将无法出境。
六、护照（通行证）的收缴与保管
（一）因公护照的管理原则：统一管理，分级保管，层层负责。省政府外事办公室统一负责全省因公出国人员的护照管理工作。
（二）各设区市人民政府外事办公室、省直各部门外事处（或指定处室）、扩权县政府、有专办权单位的内设外事机构以及外交部授权的中央在冀单位或经省政府外事办公室批准的企业单位，统一负责本地区、本单位因公出国（境）人员证照的申办和收缴工作，上述各单位要指定专人负责因公证照的收缴与保管。
（三）因公出国（境）人员应在回国7天内将护照、通行证交申办单位，各申办单位收到后15天内交省外办保管。
（四）各申办单位在向省外办上交护照时，应认真核对有关情况，并填写《因公出国团组上缴护照登记表》，经主要领导签字并盖公章，与护照一起交省外办护照室。对发现问题的，单位写出说明，报同级制止公款出国（境）旅游专项工作机构或纪检监察部门。
（五）逾期不交者，发照机关宣布其证照作废，并在一至三年内停止为其颁发证照。凡不按规定及时收缴证照的单位或部门，发照机关有权不受理该单位因公出国人员的证照申请。
（六）领取证照后因故未出境者，应于确定不出国7天内，由申办单位负责收回上交保管单位。
（七）因工作调动等原因离开原单位的出国人员，在办理有关调离手续时，应及时将所持因公证照按规定交回发照机关并文字申请将所持证照注销，以保证到新岗位后能够顺畅办理因公证照。
（八）常驻国外人员临时回国，护照由持照人本人保管，但要严防丢失或被窃；任职期满回国后，应将所持护照及时上交保管单位。
（九）管理责任
护照收缴单位要严格执行护照收缴、保管有关规定，及时收缴，妥善保管，认真清理，定期上交发照机关，对保管不善出现问题的，要追究保管人员责任。
七、因公护照（通行证）遗失和被盗的处理办法
（一）持照人或护照申办单位在境内遗失证照，应立即向省外办报告，由省外办按有关规定处理。
（二）如证照在境外遗失，持照人应立即向我驻外使领馆或外交部驻港公署报告，由我驻外使领馆或外交部驻港公署通报省外办，省外办按有关规定处理。
（三）失窃人员如申请补发护照，须在申办护照单位书面报告发照机关一个月后，由省外办按规定办理。
（四）凡因未及时报告而造成不良后果者，要追究持照人和持照人所在单位的责任。
